办公环境中安装复印机的位置，应注意防高温、防阳光直射，要保证通风换气环境良好，平时尽量减少搬动，如要移动的话一定要水平移动，移动过程中不可倾斜。为保证操作，至少应在机器左右各留出90厘米，背面留出13厘米的空间(如机器接有分页器，大约需要23厘米的距离。)
每天早晨上班后，需要打开复印机预热一下，时间大概在半小时左右，目的是为了使复印机内保持干燥。平常要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印之类的斑点，不然的话会影响复印效果。如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃。如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有“分离扫描”(split scan feature)性能的复印机。这样就可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影。当复印机面版显示红灯加粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加粉不及时可造成复印机故障或产生加粉撞击噪音。加碳粉时，应摇松碳粉并按照说明书进行操作。切不可使用代用粉(假粉)，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障，而且由于它产生的废粉率高，实际的复印量还不到真粉的2/3。
当需要添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。纸盘内的纸不能超过复印机所允许放置的厚度，请查阅手册来确定厚度范围。
工作下班时要关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去拉插电源插头，这样会容易造成机器故障。
如果出现以下四种情况，请立即关掉电源，并请维修人员。
A、机器里发出异响;
B、机器外壳变得过热;
C、机器部分被损伤;
D、机器被雨淋或机器内部进水。
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